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泉州师院各类档案归档范围及保管期限规定(修订)

编辑:发布时间:2017-11-28点击数:347

为了保证我校在各种活动中形成的文字、图表、声像及各类数据等各种门类和载体的档案质量,请各单位做好平时文件整理归档工作,归档要求如下:

一、对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究、使用价值的文件材料均应归档。

二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对我校的指令性、引导性文件为主。

三、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿,请示与批复、转发文件与原件,多种文件形成的同一文件应放一起,不得分开,文电合一。基本原则是:遵循文件材料的自然形成规律和特点,保持彼此间的有机联系,全面准确反映学校各职能部门活动的全过程,区别不同价值,便于保管利用。

四、归档的文书字迹包括领导签发一律用毛笔或碳素墨水填写。字迹要清晰。文稿上的各栏目均要填写清楚,领导签发要签全称,并要签署年月日。

五、各部门文书人员、兼职档案员,应严格按照《泉州师院档案管理细则办法》各类档案归档时间要求,将各类文件材料按时归档。

 

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11综合

序号

      

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

  

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

  

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

  

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

  

5

非学历教育的培训班、进修班材料

  

6

统计报表

  

7

学生运动会材料

  

 

JX12学科与实验室建设

序号

      

保管期限

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

  

2

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

  

3

重点学科、专业、实验室建设材料

  

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

  

5

学科、专业、实验室建设统计报表

  

 

JX13招生

序号

      

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料

  

2

招生计划、规定、生源计划

  

3

新生录取材料及新生名单

  

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

  

5

招生宣传、招生工作总结

  

6

研究生入学试题及引导教师名册

  

 

JX14学籍管理

序号

      

保管期限

1

新生入学登记表

  

2

学生学籍卡片

  

3

学生成绩总册

  

4

在校学生名册

  

5

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学转学、退学)

  

6

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

  

7

学生处分材料

  

 

JX15课堂教学与教学实践

序号

      

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

  

2

课程建设要求及安排,校历表,课表

  

3

各系、科、专业课程试题库

  

4

典型教案、重要备课记录

  

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

  

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

  

 

JX16学位

序号

      

保管期限

1

上级有关学位工作文件材料

  

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

  

3

学位委员会会议记录、决定

  

4

学位委员会授予各层次学位清册

  

5

本科生优秀学士学位论文

  

6

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

  

 

JX17毕业生

序号

      

保管期限

1

上级有关毕业分配的文件材料

  

2

毕业生工作计划、简报、总结

  

3

毕业生供需统计、计划、合同

  

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

  

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

  

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

  

 

JX18教材

序号

      

保管期限

1

自编、主编教材

  

2

各系各专业使用教材目录

  

3

自编、主编教学引导书、实习引导书和习题集

  

4

其他有保存价值的自编参考资料

   

 

附录:存系教学类档案

序号

      

保管期限

1

本科生毕业论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表

短期

3

教师任课安排、教案

长期

4

优秀实习报告

短期

5

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

教师工作量核算、登记材料

短期

 

  

 

科学研究类档案

归档范围和保管期限表

 

KY11  综合

序号

      

保管期限

1

科研行政管理文件材料

  

2

科研计划管理文件材料

  

3

科研成果管理文件材料

  

4

科研经费管理文件材料

  

5

申报科学基金及有关批复

  

6

学会工作(学术活动)材料

  

 

KY12-1  科研准备阶段

序号

      

保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

  

2

任务书、合同、协议书

  

3

课题研究计划、设计

  

4

计划实行情况、计划调整或撤消报告

短  期

5

课题投资和预决算材料

  

 

KY12-2  研究实验阶段

序号

      

保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

  

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

  

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

  

4

研究工作阶段小结、年度报告

  

5

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

  

6

样品、标本等实物的目录

  

 

KY12-3  总结览定阶段

序号

      

保管期限

1

研究报告、研制报告

  

2

论文专著

  

3

工艺技术报告

  

4

技术诀窍报告

  

5

专家评审意见

  

6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见)

  

7

鉴定证书

  

8

推广应用意见

  

9

课题工作总结

  

 

KY12-4  申报奖励阶段

序号

      

保管期限

1

科研成果登记表

  

2

科研成果报告表

  

3

科研成果奖励申报与审批材料

  

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

  

5

专利申请书或证书原件或影印件

  

 

KY12-5  推广应用阶段

序号

      

保管期限

1

转让合同、协议书

  

2

生产定型鉴定材料

  

3

成果被引用或投产后反馈意见

  

4

推广应用方案及实施情况

  

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

  

6

成果宣传报道材料

  

7

对外学术交流材料

  

 

行政类档案

归档范围和保管期限表

 

XZ11  行政综合

序号

      

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

  

2

全校性的规章制度

  

3

学校年度、学期工作计划、报告、总结

  

4

校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要

  

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

  

6

全校性的工作会议、座谈会文件

  

7

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

  

8

本校教育事业规划、计划及上级批复

  

9

学校评估材料

  

10

教职工代表大会文件材料

长期

11

本校向上级的请示及其批复

永久或长期

12

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

  

13

有关全校性工作的调查材料和经验总结

  

14

本校计划生育工作文件材料及领取独生子女证名册

  

15

学年报表及综合统计

  

16

启用印章的文件及印模

  

17

本校历史沿革、情况先容

  

18

本校大事记、简报、信息、动态等

  

19

校史工作材料

  

20

校友工作材料

  

21

校庆工作材料

  

22

群众来信来访文件材料

  

23

普选工作材料

  

24

上级有关与本院、所、中心的来文

  

25

院、系、所、中心会议记录、纪要、简报

  

26

院、系、所、中心工作计划总结报告

  

27

院、系、所、中心开展各种学术活动的文件

  

28

院、系、所、中心与国内单位协作的材料

  

28

院、系、所、中心统计年报及重要资料

  

 

XZ12  人事

序号

      

保管期限

1

上级机关有关人事工作的文件

  

2

本校人事工作的规章制度

  

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

  

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

  

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

  

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

  

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

  

8

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

  

9

教职工动态月报

  

10

师资培养、管理工作计划、规定、总结

  

11

教师进修计划、安排、总结

  

12

教师工作量的规定及实行情况

  

13

教师业务考核材料

  

14

人事统计报表

  

15

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

  

16

教研室、研究室正副主任名册

  

17

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)

  

18

教职工工资调整材料、名册

  

19

教职工转正定级材料

  

20

教职工校内调动材料

  

21

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系先容信)

长  期

22

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系先容信存根)

  

23

教职工援外和支援边远地区材料

  

24

教职工退职、离职和出国的有关材料

  

25

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

  

26

教职工退休后重新工作的材料

  

27

教职工福利工作

  

28

教职工商调函件

  

29

使用临时工有关材料

  

30

人民来信来访材料

  

 

XZ13  监察、审计

序号

      

保管期限

1

上级有关监察、审计工作的文件

长期

2

本校监察、审计工作方面的规章制度

长期

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

5

关于教职工行政违纪处分的文件

长期

 

 

 

XZ14  武装、保卫

序号

      

保管期限

1

上级有关公安保卫工作的文件

  

2

本校公安保卫工作方面的规章制度

  

3

本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

  

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

  

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

  

6

要害部门的公安保卫、消防工作

  

7

保卫工作简报

  

8

上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

  

9

本校武装部职责范围内的规章制度

  

10

武装部工作计划、总结、调查报告

  

11

武装部工作统计年报及重要报表

  

12

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

  

 

XZ15  后勤管理

序号

      

保管期限

1

上级有关后勤管理工作的文件

  

2

本校后勤管理处及各科规章制度

  

3

本校后勤管理工作计划、报告、调查材料

  

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

  

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

  

6

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

  

7

师生员工健康状况调查材料及统计表

  

8

车辆工作的有关文件材料

  

9

伙食工作的有关材料

  

10

校园绿化工作的有关材料

  

11

水电工作的有关材料

  

 

XZ16  档案、图书、文博

序号

      

保管期限

1

上级有关档案、图书、博物工作的文件

  

2

档案、图书、文博规章制度

  

3

档案、图书、文博工作计划、报告、总结

  

4

档案、图书、文博概述、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

  

5

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

  

6

档案馆指南、全宗先容

  

 

党群类档案

归档范围和保管期限表

 

 

DQ11  党务综合

序号

      

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存)

长期

2

本校党代会文件材料

1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况先容;大会选举办法,选举结果和上级批复等。

2)提案及办理情况;会议简服、会议情况、反映记录、小组会议记录等

3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证;列席证及选票式样

 

 

  

 

 

  

 

  

3

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

  

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

  

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

  

6

以党委名义召开的工作会议材料

  

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

  

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

  

9

党委工作简报

  

10

党委大事记

  

11

党群系统启用印章的文件和印模

  

12

党群系统重要统计材料

  

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

  

14

党委保密、秘书工作的有关文件

  

15

重要的群众来信来访及处理材料

  

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

  

17

分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验先容、调查材料、会议记录和统计表

  

18

分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料

  

19

分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

  

 

DQ12  纪检

序号

      

保管期限

1

上级纪委关于纪检工作的文件

  

2

纪委工作规章制度

  

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

  

4

校纪委会议记录

  

5

党员处分、复查材料

  

6

群众来信来访及处理意见

  

 

 

DQ13  组织

序号

      

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

  

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

  

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

  

4

落实政策的有关材料

  

5

干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

  

6

领导干部名册

  

7

总支、支部改选报告、审批材料

  

8

各总支、支部委员名册

  

9

党员名册、党员统计年报表

  

10

关于吸取新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

  

11

发展新党员、预备党员转正的名册

  

12

上级关于党校工作的文件

  

13

党校工作计划、总结、决定、报告

  

14

入党积极分子、党员、干部培训的材料

  

 

DQ14  宣传教育

序号

      

保管期限

1

上级关于宣传工作的文件

  

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

  

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

  

4

理论学习的决定、通知、计划、总结及声像材料

  

5

反映本校重大活动的剪报及图表

  

6

上级有关学生思想政治工作的文件

  

7

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

  

8

学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结

  

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计

  

10

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

  

11

各系学生政治工作人员名单

  

 

DQ15  统战

序号

      

保管期限

1

上级关于统战工作的文件

  

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

  

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

  

4

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

  

5

台、港、澳和侨务工作材料

  

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

  

7

统战工作重要会议记录

  

 

DQ16  工会

序号

      

保管期限

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

3

会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

长期

4

表彰工会先进集体个人的材料、名单

长期

5

处分会员的有关材料

长期

6

工会委员会会议记录、纪要

短期

7

基层工会干部名册

长期

8

会员名册

长期

9

妇女工作材料

长期

10

家属工作材料

长期

 

 

DQ17  团委

序号

      

保管期限

1

上级关于团的工作文件

  

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

  

3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)

  

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

  

5

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

  

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

  

7

处分团员的材料及复查材料

  

8

批准入团、离团材料及名单

  

9

团干部名单

  

10

团员名册

  

11

团委会议记录

  

12

学生会文件、材料

  

13

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

  

14

各分团委的有关材料

  

15

研究生会的有关材料

  

16

团委牵头进行的重大活动的有关材料

  

17

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

  

 

 

 

基本建设类档案

归档范围和保管期限表

 

JJ11  综合

序号

      

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

  

2

基建工作规章制度

  

3

基建工作计划、总结、简报

  

4

基建工作总体规划

  

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

  

6

基建工程财务预、决算

  

7

全校性总体规划、设计总平面图

  

8

水、电、气管道分布图

  

9

地质勘探、地形测量材料

  

 

JJ12-1  可行性研究

序号

      

保管期限

1

项目建议书及上级批复

  

2

可行性研究报告

  

3

项目评估

  

4

环境预测、调查报告

  

5

设计任务书及计划任务书

  

 

JJ12-2  设计基础

序号

      

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

 

JJ12-3  设计文件

序号

      

保管期限

1

初步设计

  

2

技术设计

  

3

施工图设计

  

4

技术秘密材料、专利文件

  

5

设计计算书

  

6

关键技术实验

  

7

总体规划设计

  

8

设计评价、鉴定及审批

  

 

JJ12-4  工程管理文件

序号

      

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

  

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

  

3

施工执照

  

4

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

  

5

产权证书、国有土地使用证

  

 

JJ12-5  施工

序号

       

保管期限

1

土地施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

4)建筑材料实验报告

5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

6)土建施工定位测量地质勘察

7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

8)隐蔽工程验收记录

9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

10)分项、分单位工程抽量检查、评定

11)交工验收记录证明

12)竣工报告、竣工验收报告

 

  

 

  

  

  

  

  

  

  

  

 

  

  

  

2

设备及管线安装施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

4)隐蔽工程检查验收记录

5)强度、密闭性试验报告

6)设备调试记录

7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

8)系统调试、实验记录

9)管线清洗、通水、消毒记录

10)管线标高位置,坡度测量记录

11)中间交工验收记录证明,工程质量评定

12)竣工报告、竣工验收报告

 

  

 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

3

电气、仪表安装施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

3)调试、整定记录

4)性能测试和校核

5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告

6)操作、联动试验

7)电气装置交接记录

8)中间交工验收记录、工程质量评定

9)竣工报告、竣工验收报告

 

  

 

  

  

  

  

  

  

  

  

 

JJ12-6  竣工验收

序号

      

保管期限

1

竣工验收报告

  

2

全部竣工图纸

  

3

质量评审材料

  

4

工程现场声像材料

  

5

竣工验收会议决议文件

  

 

JJ12-7  基建财务、器材管理

序号

      

保管期限

1

财务计划、年度计划

  

2

工程概算、预算、决算

  

3

主要材料消耗、器材管理

  

4

交付使用的固定资产

  

 

JJ12-8  生产技术准备、试生产

序号

      

保管期限

1

技术准备计划

  

2

试生产管理、技术责任制

   

3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸

   

4

设备试车、验收、运转、维护记录

  

5

安全操作规程、事故分析报告

  

6

技术培训材料

  

7

工业卫生、劳动保护材料

  

 

JJ12-9  使用、维、改、扩建

序号

      

保管期限

1

使用过程中发现的问题及处理结果

  

2

维修、改、扩建报告、批复及图纸

  

 

财会类档案

归档范围和保管期限表

 

CK11  综合

序号

      

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

  

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

  

3

学校基金管理工作文件

  

4

有关财务管理方面的其他文件材料

  

5

会计移交清册

  

6

财会档案移交保管清册

  

7

财会档案销毁清册

  

 

CK12  会计报表

序号

      

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

  

2

预算会计报表

  

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

  

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

  

5

季度以下各种计划、统计报表

  

 

CK13  会计帐簿

序号

      

保管期限

1

涉及外事会计帐簿

  

2

总帐

  

3

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

  

4

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

  

5

学校专项基金帐簿

  

6

日记帐短期其中:现金、银行存款日记帐

  

7

固定资产明细帐(卡片)

(固定资产报废清理后保管五年)

  

 

CK14  会计凭证

序号

      

保管期限

1

涉及外事的会计凭证

  

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

  

3

预算外各种原始凭证、记帐帐单

  

4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

  

5

银行存款余额调节表

  

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

  

7

银行对外帐单

  

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

  

 

CK15   工资清册

序号

      

保管期限

1

工资发放名册、卡片

  

2

工资转移、证明、通知存根

  

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

  

 

 

外事类档案

归档范围和保管期限表

 

WS11  综合

序号

      

保管期限

1

上级关于外事工作的文件材料

  

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

  

3

外事工作统计报表等

  

4

外事工作会议材料

  

 

WS12  出国(境)

序号

      

保管期限

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

  

2

国际学术会议论文

  

3

投寄国外的学术论文

  

4

出国(境)人员考察、访问材料

  

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

  

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各种证书(影印件)

  

7

国际比赛、竞赛

  

 

WS13  来校

序号

      

保管期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

  

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

  

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

  

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

  

5

5国际比赛、竞赛

  

 

WS14  国际合作与会议

序号

      

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

  

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

  

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

  

4

授予外籍人员名誉称号的材料

  

5

双方互赠的礼品、纪念品

  

6

国际会议的有关材料

  

 

WS15  外国留学生工作

序号

      

保管期限

1

录取审批材料

  

2

学籍登记表、学籍卡片

  

3

教学计划、大纲、安排

  

4

学习情况、成绩及评语

  

5

学位论文及学位证书复印件

  

6

6学生名册

  

7

学生去向及有关材料

  

 

出版类档案

归档范围和保管期限表

 

CB11  综合

序号

      

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

  

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

  

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

  

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

  

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

  

 

 

CB12-15  出版物项目

序号

      

保管期限

1

编辑出版合同、协议书

  

2

出版请示和批复

  

3

原稿(含照片、手迹原件)或复印件(退还编辑后应有原稿签收单)

  

4

各级审稿单或历次审稿意见与编辑的来往信件

  

5

封面设计图样、重要人物的题词手迹等材料

  

6

出版通知单、书刊、音像出版物清样样品

  

7

出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

  

8

获奖或受查处情况的文件材料

  

9

有参考价值的读者来信、重要评论

  

10

再版修改意见

  

 

 

仪器设备类档案

归档范围和保管期限表

 

SB11  综合

序号

      

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

  

2

本校仪器、设备管理的规章制度

  

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

  

4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

  

5

本校仪器、设备移交清册及设备报废,调拨报告和批复

  

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

  

 

SB12  仪器设备项目

序号

      

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

  

2

上级或主管领导批复和准购批示

  

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

  

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

  

5

开箱记录及装箱单

  

6

安装、调试记录和双方签字移交文件,保修单

  

7

验收报告及文件材料

  

8

索赔来往函件及结果文件

  

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

 

声像档案归档范围

1、泉州师院召开的重要会议(如党代会、团代会、职代会、工作会议、专题会议、表彰会议等)形成的声像材料;

2、国家、省、市等上级机关党政领导人视察、检查本校工作形成的声像材料;

3、本校主要领导人检查工作形成的声像材料;

4、本校名称牌匾的照片;

5、反映本校不同时期的历史基本情况的录音、录像材料;

6、本校举行的重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的声像材料;

7、本校的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像材料;

8、本校历届主要领导人及省级以上模范、标兵的照片;

9、本校荣获的地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片;

10、本校重大科技发明、荣获地、市级以上奖励的科研课题、名优产品所形成的声像材料;

11、校发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像带等;

12、反映本校变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用的声像材料;

13、本校在外事活动中(包括出国考察、参观、访问等)形成的声像材料;

14、外宾来校参观、访问、考察、洽谈等活动形成的声像材料;

15、国内外著名专家、学者、知名人士、英雄、模范人物来本机关、单位讲学、报告时形成的声像材料;

16、本机关、单位举行的重大学术活动和科技人员参加国内外重大学术活动或被授予荣誉称号所形成的声像材料;

17、其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

 

教职工及学生档案归档范围

1、在干部人事工作和学生工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

2、自传和属于自传性质的材料。

3、考察、考核干部和学生工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料,定期考核材料,年度考核登记表,鉴定材料,后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

4、审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料,离任审计考核材料。

5、国民教育、成人教育、党校、军队院校学生登记表,考生报考表,学习成绩表,毕业生登记表,鉴定表,授予学位的材料,学历证明书;培训结业成绩登记表,学习鉴定、学员思想小结(结业),博士后研究员工作期满登记表等材料。(以学生为主)

6、评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术资格考试成绩合格登记表,评审高级专业技术职务人员情况简表,业务自传,评审专业技术职务任职资格评审表,聘任专业技术职务评审表,套改和晋升专业技术职务审批表等材料,工人技术等级岗位考核审批表。

7、创造发明、科研成果鉴定材料,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

8、政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告有所依据的证明材料、上级批复等材料。

10、党、团组织建设工作中形成的有关材料:

1)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表,民主评议党员组织意见、登记表;整党工作中不予登记的决定、组织意见;民主评议党员中认为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的语句材料;取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档);退党材料;

2)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表,退团材料;

3)加入民主党派的有关材料。

11、表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工编辑、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工编辑、优秀党、团员等审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表,立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见,撤消处分的有关材料,通报批评材料,法院判决书,复查甄别报告、决定(结论),上级批复等。

13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料);调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料;公务员过渡登记表,战士入伍、退伍审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工作材料,退(离)休审批表等材料。录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表,考察材料,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,考核考察材料,续聘、解聘和辞退材料,辞离职审批材料,招工审批表,劳动合同、解除劳动合同、毕业生分配报到证等材料。

14、办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈批表;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

15、办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表,在国外表现情况材料或鉴定材料,因私出国(出境)审批表等材料。

16、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

17、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用教职工调动体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

18、办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告,非正常死亡的调查报告及遗书。

19、领取《独生子女证》登记表。

20、其他对考察了解使用教职工有参考价值的材料。泉州师院不归档的文件材料的范围

(以下不归档材料,如认为必要,也可自行作资料暂存,不必移交档案室)


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