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泉州师院档案管理实施细则

编辑:发布时间:2017-11-29点击数:125

编辑:陈奭琛发布时间:2017-11-29点击数:

 

第一章 总则

第一条 为了加强我校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为我校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》、中组部《干部档案工作条例》、《福建省档案条例》等法律、法规和规章,结合我校实际情况,制订本办法。

第二条  学校在党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事、出版、财会等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及按干部管理权限管理的在校教职工个人及学生经历、德才表现的文件材料均属学校档案。

第三条  档案工作是学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,要加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入各部门和有关人员的岗位职责和年度评优、评先考核内容,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,应布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 档案管理体制

第四条  学校成立档案馆,集中统一管理全校档案,由一名校领导分管学校档案工作。各部门一名负责人分管本部门的档案工作,并设专兼职档案员,负责本部门档案的集中统一管理工作。

第五条  档案馆的基本任务

一、贯彻实行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定,规划全校档案工作。

二、制定本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、引导和检查实行情况。

三、负责接收(征集)、鉴定、编目、统计、保管、开发利用各种档案资料。

四、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。

五、编制检索工具和编辑档案参考资料,积极开发各种档案信息资源。

六、负责全校档案工作人员的业务培训。

七、开展档案宣传工作和利用者教育活动,提高全校教职工的档案意识。

八、开展档案学术研究和交流活动。

九、参加档案信息工作的整体化建设,互相协作,进行档案信息交流。

第三章 档案工作人员

第六条   档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真实行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律,必须经过档案专业课程培训,具备档案管理专业常识和现代化科学技术,持证上岗。

第七条   档案工作人员,按〈福建省档案专业人员职务评聘经常化工作实施意见〉(闽档职改字[200603号),实行专业技术职务聘任制。

第八条   档案工作人员调动时,必须办理档案移交手续后方可离岗。

第四章 经费、库房和设备

第九条   学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第十条   根据学校的发展规模,馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要,合理安排符合国家规范的档案馆库房建设和设备设施。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十一条   我校各部门教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料,必须按照规定向校档案馆移交,集中管理,任何单位和个人不得拒绝归档或占为已有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的,学校予以奖励。

第十二条   我校实行部门立卷制度,即由各部门业务或文书人员根据档案馆制定的文件材料的归档范围收集齐全,并按本部门文件材料的自然形成规律系统整理组卷,编排页号,填写好卷内目录及备考表,交部门领导审查后,向本单位兼职档案人员移交,再由兼职档案员向学校档案馆移交,移交时要办好移交手续。校档案馆工作人员应积极引导立卷工作。人事档案的工作人员应主动地与形成人事档案材料的有关单位取得联系,及时收集已形成的正式文件材料。

第十三条    学校对科研成果、基建工程、仪器设备开箱等鉴定或验收时,必须通知档案工作人员(专、兼职档案员均可)参加,有关业务主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予报成果,不予报销购置经费。

第十四条   文件材料的归档范围详见(泉州师院各类档案归档范围及其保管期限表)

第十五条   归档要求

一、归档材料真实、完整齐全、文字清楚,对象明确,手续完备,有形成材料的日期,需经组织审查或本人签字的,盖章签字后方能归档,并做好鉴别真伪档案的工作,对伪造涂改档案内容的,一经发现予以清除,并对当事人严肃查处。

二、归档材料应做到纸质优良、书写清楚、签署完备,一律用碳素墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出摄像及录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

三、干部任免、教职工工作变动后应马上将其变动后的职务及工资情况入档。

四、归档份数:

1、学校印发的正式文件一式二份,并附上底稿。

2、其他各类档案原件一式一份,重要的一式二份。

五、电子档案归档要求祥见《泉州师院电子文件归档与电子档案管理规定》

第十六条  归档时间

各类档案归档时间:

学籍档案毕业生离校后一周内归档,

科研项目档案项目评审鉴定验收后二个月内归档;

基建工程档案工程竣工验收后六个月内归档;

设备档案设备开箱验收投入使用后二个月内归档;

会计档案形成档案第二年530日前(即本部门保管一年);

教职工档案、学生档案形成正式材料一个月内(毕业生离校前须全部归档)归档;

各二级学院档案形成档案次年530日前移交案卷目录、全引目录,档案原件可暂存五年后移交;

其他各类档案:形成档案次年530日前

第十七条  接收档案必须认真验收,并办理交接手续。

第六章 档案管理

第十八条   档案的保管

一、每年进行一次馆藏档案的清理核对检查工作,做到帐物相符,对破损或变质的档案要及时修复或复制。

二、按《泉州师院档案库房管理规定》及《泉州师院档案馆安全防火规定》,做好库房“防盗、防火、防尘、防光、防高温、防潮湿、防霉、防虫”工作。

第十九条  档案鉴定与销毁

一、根据国家档案管理部门有关规定,编制档案保管期限,并对保管期满的档案进行鉴定。

二、严格实行档案鉴定销毁制度,详见《泉州师院档案鉴定销毁程序》。

三、严格实行有关保密规定,销毁档案时,应由档案馆和有关部门派员监销,监销人应在档案销毁清册上签字。

四、档案工作人员要做好鉴定、销毁的善后工作,将销毁的档案从目录中注销,调整排放顺序。

第二十条  人事档案的转递

一、教职工因工作调动档案转出,档案工作人员在接到调档函后一个星期内将其档案转给新的主管单位,调档函应有人事处领导及档案馆领导签字。

二、人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,严禁普通邮寄或交本人自带。

三、转出的档案必须完整齐全,并按规定进行认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。

四、转出的档案按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记,严密包封。

五、接到转递来的档案,经检查核对无误后,应在回执上签名盖章马上退回发档单位。

六、转出的档案逾期一个月未收到回执的,应发函或打电话索要,以防丢失。

第二十一条  档案统计

一、档案统计应做到及时、准确、科学。

二、每年进行一次档案统计,在次年第1个月内完成。统计内容:

1、档案基本构成情况,包括档案种类、数量。

2、档案利用情况,包括档案利用人次、利用数量、利用效果、查全率、查准率。

3、档案库房建设及档案设备情况。

4、档案工作人员(含兼职档案员)情况。

三、按照有关规定,向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第七章 档案的利用与开放

第二十二条  档案的利用与开放,应严格实行《泉州师院档案查(借)阅暂行规定》和《泉州师院档案保密规定》,设立专门的阅档室,做好档案的利用与开放工作。

第二十三条  档案馆应编制多种切实可行的检索工具,开展档案的编研工作,为学校的各项工作服务。

第八章  附则

第二十四条   本办法自颁发之日起实行,

第二十五条   本办法由档案馆负责说明。

 

 

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